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智能檔案管理系統(tǒng)

批量上架/快速調檔/智能盤點/精準定位

智能檔案管理系統(tǒng)通過RFID技術和大數據云存儲技術的結合，對檔案文件安裝RFID標簽，實現對檔案實體識別、定位、跟蹤、追溯、監(jiān)督和管理，便于檔案管理員及時掌握每一份檔案的庫存、利用等狀況，及時發(fā)現安全隱患，確保出現問題可追溯，打造“人防為主、物防為輔、技防支撐”三位一體的安全防范體系，全面保證檔案安全。

系統(tǒng)構成

系統(tǒng)功能

實體檔案管理系統(tǒng) RFID手持移動終端管理系統(tǒng)

實時監(jiān)控報警
實時對檔案柜內檔案進行監(jiān)控，在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面，進而實現了檔案的實時定位，并對出入柜檔案、時間進行實時記錄；另外系統(tǒng)具備報警功能，當檔案在未授權狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標時，系統(tǒng)會自動進行對應的聲光報警。
遠程盤點
可利用系統(tǒng)遠程對檔案柜中檔案根據種類、位置等信息進行盤點管理，通過網絡將與檔案盒關聯的RFID標簽數據傳輸到后臺系統(tǒng)中核對，核對后的盤點結果實時上傳系統(tǒng)數據庫，形成對應的盤點統(tǒng)計表單以供查詢。
門禁管理
對出入檔案室檔案、人員進行授權，對其出入檔案室狀況進行實時監(jiān)控，實現出入圖像抓拍，并對非法出入狀況進行聲光、語音報警。
檔案借閱
實現檔案借閱/歸還登記，并通過系統(tǒng)對檔案借閱人員進行有效的借檔引導，另外對需歸還的檔案，系統(tǒng)根據借出日期計算自動進行檔案催歸提醒。
可視化查詢
管理人員可以通過系統(tǒng)平面圖對檔案室內檔案信息、位置、狀況等，進行可視化的系統(tǒng)查詢。
基礎信息
用于對檔案室相關管理信息的數據管理，實現信息的增加、修改、刪除與查詢操作。
盤點管理
使用RFID手持移動終端自由設置盤點方式，對指定庫房的檔案進行盤點操作，通過網絡實時上傳盤點結果，也可根據事先設定的查詢條件產生盤點任務表下載到手持移動終端，根據此表進行盤點作業(yè)，離線情況下可利用手持終端進行盤點記錄后，再將盤點結果上傳管理中心進行盤點比對。
查詢管理
使用RFID手持移動終端掃描與檔案綁定的RFID標簽后，將檔案的基本信息顯示在RFID手持移動終端，可根據客戶需求查詢出檔案信息、檔案使用情況或檔案當前使用狀態(tài)等信息。

系統(tǒng)特點

無需接觸 高速盤點

在檔案不移動情況下，即可實現在位盤點，降低人為損壞風險。

實時監(jiān)控 保障安全

未授權拿出檔案，觸發(fā)報警系統(tǒng)。

簡化借閱 提升體驗

快速調檔，簡化借閱、歸還和順架流程。

精準定位 自動核對

準確查找目標檔案，并可自動出入庫。

無需擺放 有序管理

實現檔案的無需擺放、有序管理，提高檔案存放的空間利用率。

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