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在實施前雙方對檔案進行統計與分批次交接，按原檔案分類的編號與類別提取，提卷人按實際案卷數與頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

加工方收到檔案后按照雙方制定的檔案整理規范對其紙介檔案進行整理，統一編號。

對要進行掃描加工的檔案進行拆分，對于褶皺影響掃描的檔案進行平整處理，為下一步驟掃描工作做前期準備。

對缺失字段進行補充，對其他項字段進行檢查修改，完善條目信息，更改完成卷內目錄，并重新打印卷內目錄。

掃描人員收到整理后的檔案，將紙質性檔案通過高速或零邊距掃描儀將其轉換成電子圖像。在掃描過程中保證圖像的清晰度與完整性。

根據國家檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》（DT/T 31-2017），數字化加工主要技術如下：

1.掃描色彩模式：彩色24位；
2.掃描分辨率：300dpi，對于檔案清晰度差的適當提高分辨率；
3.原始圖像保存格式：JPG或雙層PDF；
4.圖像命名規則：從檔案封面開始掃描，封面圖像編號“00000”，以下從“00001”按流水號編制。

修圖人員負責對掃描完的圖像進行去污、校正等工作，同時進行圖像質檢（如：模糊、原稿殘缺、補掃、漏掃、圖片不完整等）。

質檢人員對檔案的圖像進行全面的質檢，質檢小組質檢合格后將數據提交給主管驗收。
1.清晰：不失真，無因掃描操作造成的發虛、發亮、漏光或扭曲現象；
2.完整：無漏掃、掃重、卷邊、壓字、透字現象；
3.端正：圖像方向符合閱讀習慣，圖像的傾斜度不超過2度；
4.準確：圖像的排列順序與檔案原件的順序完全一致。為確保檔案原檔原貌，彩色圖像的外緣留原背景白邊，寬度2mm。

檔案掃描完成后，進行細致認真的裝訂。具體裝訂如下：
1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂；
2.按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不更換裝訂的位置；
3.對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，以減少折痕數為原則，能不折疊就盡量不折疊；
4.采用專業裝訂線進行裝訂，不使用金屬裝訂物，如原始檔案中發現金屬裝訂物，予以剔除；
5.遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。盡可能按照原來的裝訂孔位進行穿線裝訂，盡量不新打孔裝訂，力求保護原件。

1.圖像響應：圖像完整、整潔、無色差、無歪斜、無黑邊、瀏覽及打印清晰；
2.數據對應：檔案目錄數據與掃描圖像100%正確對應；
3.檔案館工作人員按批次提供案卷給數字化加工作業方，以全宗為單位。
加工方完成掃描圖像質量檢查后，檔案館進行抽檢，抽檢合格率達到100%時，提供下一批次案卷。

檔案館檢查合格后歸還上架，填寫《檔案入庫單》與出庫批次保持一致。